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lean office

Chantier éclair "Kaizen-Blitz" - Services

Coopérer pour optimiser le travail administratif

"On ne peut pas changer les gens.
On peut juste leur montrer un chemin, puis leur donner envie de l’emprunter." Laurent Gounelle 

Public concerné

Services supports, services administratifs, 

Acteurs de l'amélioration continue. 

Responsables de service administratif

Animateurs ou acteurs d’un flux administratif

Méthodes mobilisées

Formation-Action 

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Apprentissage par la pratique, la mise en oeuvre des outils et la constatation des gains. 

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Jeux pour expliquer le sens des outils. 

Prérequis

Être prêt à lancer un projet d’amélioration des performances.

Intervenants

Sophie Miguet

Formatrice, conseil
Formée Black Belt Lean 6 Sigma

Tarifs

Intra-entreprise :

à partir de 4 350 €,

pour 4 à 8 personnes.

Délai d'accès

Compter 2 à 3 mois avant la date de démarrage. 

Modalités d'évaluation

Sur participation aux chantiers. 

Validation des acquis théoriques par QCM

Durée 

En présentiel : 3 Journées  de 7 heures : 21h. 

Objectifs pédagogiques

  • Réaliser une percée, c’est-à-dire l’obtention de résultats significatifs sur une courte durée.

  • Acquérir la démarche & les outils pour optimiser les flux administratifs.

  • Accompagner le changement, impliquer & insuffler une dynamique positive.

  • Piloter l'activité au quotidien.

Aptitudes et compétences visées

Acquérir la méthodologie Kaizen-Blitz 

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  • Définir un périmètre d'intervention 

  • Préparer les chantiers : objectifs, ressources, périmètre, opportunités & risques

  • Préparer les éléments & conditions nécessaires aux chantiers

  • Etablir le plan de communication

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Gagner en sérénité & en efficacité

Découverte des potentiels d’amélioration

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  • Distinguer valeur ajoutée & non-valeur ajoutée : les 8 gaspillages dans les services.

  • Calculer les indicateurs de performance du flux.

  • Analyser l’implantation des bureaux.

  • Mettre en œuvre une organisation efficace : les standards, le kanban, les 5S.

 

Unir ses forces et travailler en coopération

  • Cartographier les flux. (processus)

  • Classer et prioriser les irritants (non-valeur ajoutée) selon Pareto.

  • Mesurer l’impact du système d’information.

  • Entendre la voix des clients et définir des indicateurs clés mesurables.

  • Analyser le déroulement du processus aux postes de travail

  • Etablir un plan d’actions & suivre son avancement.

 

Piloter l’activité au quotidien et continuer à s’améliorer

  • Accompagner le changement : accueillir et rebondir.

  • Mettre en œuvre un système de pilotage.

  • Animer une amélioration quotidienne (PDCA) et mettre en œuvre les standards.

  • Piloter l’activité de manière visuelle.

  • Développer le leadership & la coopération au sein des services.

Construction d'équipe

Cette formation permet d'apporter des résultats rapides et concrets aux équipes. 

Elle améliore la cohésion et contribue à améliorer la qualité de vie au travail. 

Témoignages

"Nous n'avons plus besoin de chercher les pièces et c'est moins pénible d'accéder aux cartons". Véronique, Opératrice. 

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"Je suis fier d'avoir participé à ce chantier : nous avons été jusqu'au bout et nous allons pouvoir mieux travailler. Ça aurait été impossible de le faire pendant le temps de travail habituel, c'était important d'oprérer en mode chantier." Philippe, magasinier. 

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"Nous arrivons mieux à réguler la charge fluctuante, les pics d'activité". Françoise, Assistante ADV 

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"Nous communiquons mieux entre nous et traitons les problèmes de manière plus réactive." Hélène, Assistante ADV

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"En nous organisant différemment ensemble, nous avons réussi à gagner du temps et je peux maintenant m'occuper d'appeler les clients". Angélique, assistante crédit client

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